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【卒団式・初めての幹事 後編】LINEで日程調整一発解決!取りまとめマニュアル 

「次は卒団のお祝い会の日程と内容を決めなくちゃ!」

記念品やアルバム、メッセージについての詳細が決まって安心したのもつかの間、次はお祝い会の日程や内容をつめて行かなければ・・・
沢山の人数を取りまとめるのは決して簡単なことじゃないよなあ・・・

そんな悩めるママたちに朗報!
グループLINEのお役立ち機能で一発解決できちゃいます。

幹事を引き受けた皆さんに、今年度中学3年生の卒団準備真っ最中のライターより実感を込めて!
後編をおとどけします。

CONTENTS
前編
一人では決められない!LINE投票を活用しよう 卒団準備、決めたい3つのこと
幹事のお悩み① トークで投げかけても返信が来ない
幹事のお悩み② 記念品が決め切れない
幹事のお悩み③ 写真集めとプリントが大変すぎる
後編 
幹事のお悩み④ みんないつなら空いてるの?
会の内容、進行を打ち合わせ
最後に

幹事のお悩み④ みんないつなら空いてるの?

日程調整機能でラクラク決定!

記念品が決まったら、次はお祝いの会(卒団式)について決めて行きたい。
試合の思い出話に花を咲かせながらみんなで楽しく盛り上がりたいけど、みんないつなら空いてるの?

グループLINEの日程調整機能がオススメです。

作成は必要事項を入力して、カレンダーから日程を選ぶだけ。
回答者が入力できるコメント欄もあるので参加人数や要望を書き込めます。

日程調整の作り方
①グループLINE画面で赤で囲った+マークをタップ

②赤で囲った日程調整をタップ

③青で囲ったところにタイトル、案内文を入力し、赤で囲った日程選択タップ

④カレンダーが表示されるので候補日を選択する

⑤メンバーを招待をタップ⑥招待する文章が表示されるので送信します。
文章は変更することも出来ます。
⑦日程調整がグループLINEにシェアされます。
⑧日程を回答画面に入り、日程を選択し、コメント欄に伝達事項を入力
⑨回答完了 全体の返事がここで確認できます

日程調整のやり方はLINEの使い方 スケジュールの使い方~日程調整や共有方法~を参照ください。

会の内容、進行を打ち合わせ 

祝賀会(卒団式)の内容をある程度打ち合わせしておけば当日慌てずに済みます。
ここでもLINE投票で作るアンケートが役立ちそうですね。

・はじめの言葉から乾杯の音頭
会のはじめの言葉、乾杯の音頭までを一人の方に頼むのか?それぞれ立てるのか?
一番お世話になった学年コーチにお願いするか?代表にお願いするか?
具体的に決めておくのがベターです。

・ゲーム大会
ある程度食事が終ったら途中で子供たちで盛り上がれるゲーム大会を入れるかどうか?その内容は?
こちらも投票機能を上手に活用すれば決めやすいと思います。

・記念品贈呈
コーチに渡す場合、プレゼンターとなる選手を決めておきましょう。
「誰が誰に渡す」というように具体的に決めましょう。

・卒団生からの言葉
選手一人ひとりに今後の抱負を語ってもらうのか?
キャプテンに代表してお礼の言葉を言ってもらのか?
会の時間配分を考えて決めておくと当日の進行がスムーズです。

・保護者からの贈る言葉
保護者一人ひとりが一言ずつ話すのか?
保護者代表がクラブへのお礼、選手達への激励の言葉を贈るのか?
こちらも会の時間配分を考えて決めておきましょう。

・締め
締めてもらう人を決めて、依頼しておく。
活動の時にクラブが行っていた特有の締め方があれば盛り上がりそうです。

最後に

チームの卒団式に関しては、慣例がある場合でも、細かいことは話合わないといけない場合もあるでしょう。

実際に会って決められたらそれが一番なのですが、メンバーそれぞれの事情もあり、なかなか時間が取れなくて集まれない・・・
だからこそのSNS。上手に活用してスムーズに決めて行けたら助かりますね。

SNSのグループは活発に意見が飛び交わなくても、アンケートなどを活用することで「参加型」に変えることができます。
みんなで決めたことだから、みんなが楽しみにできるのです。

皆さんが素敵な卒団式を迎えられるよう祈っています。

おまけ
もし余裕がありましたら、来年度の幹事さんの為に引き継ぎ書を用意してあげてください。
LINEグループのノートに記録を残し、見せてあげるだけでも充分だと思います。

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参照サイト

LINEの使い方

寄稿者プロフィール

JUNIOR SOCCER NEWSテクニカルマイスターWriterCrane
滋賀県在住ライターのCraneと申します。
2021年8月にライター歴4年目に突入、サッカー娘の母歴は丸11年になりました。

どんな試合でも、その一戦を迎えるまでにどれほどの努力があったのか。そしてそこに、どれほどの方の支えがあったのか。

頑張っている選手達、それを支える保護者、指導者の皆様が持つ数多のドラマに想像を張り巡らせてはリスペクトが泉のように湧き上がる日々。
涙腺も年々緩くなり、留まることを知りません。

このところ、8チームから12チームくらいの規模の大会も戻ってきているのではないでしょうか。
大会結果画像、弾けるような笑顔のお写真、選手達のご活躍の様子をぜひお寄せ下さい。いつでもお待ちしています!

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