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【卒団式・初めての幹事 前編】返信来ない/決め切れない/大変すぎる 3つのお悩みをLINEで解決する方法 取りまとめマニュアル

(この記事は再掲です)

「卒団式準備・・・何からどうやって決めればいいの!?」

令和4年を迎え、気付けばもう1月もなかば…
もうすぐ卒団式!のんびりしてしまってまだ何にも決まってない!

音頭を取ろうと思っても、一体何をどうやって進めたらよいのやら…
この時期、頭を悩ませるママたちも多そうですね。

今からでも間に合わせたい!
先輩たちに最高の晴れの日を迎えてもらう為にはどんな風に話を進めたらスムーズか?

グループLINE必須のこの時代、便利機能を使いこなせば初めての幹事でもスムーズな取りまとめが可能に。

幹事を引き受けた皆さんに、今年度中学3年生の卒団準備真っ最中のライターより実感を込めて!
前後編に分けておとどけします。

CONTENTS
前編
一人では決められない!LINE投票を活用しよう 卒団準備、決めたい3つのこと
幹事のお悩み① トークで投げかけても返信が来ない
幹事のお悩み② 記念品が決め切れない
幹事のお悩み③ 写真集めとプリントが大変すぎる
後編 
幹事のお悩み④ みんないつなら空いてるの?
会の内容、進行を打ち合わせ
最後に 

一人では決められない!LINE投票を活用しよう 卒団式準備、決めたい3つのこと

卒団式準備は3本柱

決めなければならないことはクラブによって千差万別。
しかし、保護者が受け持つことを大きく分けると以下の3本柱になることが多そうです。

1.記念品
2.メッセージ
3.祝賀会

細かい検討事項を書き出してみる

3本柱に沿って細かいことを決めていきます。どんなことを検討するか、書き出してみると整理できそうです。

記念品
・卒団記念品の内容
・コーチへの記念品の内容
・それぞれの予算

メッセージ
・メッセージはどんなものを作るか?色紙に寄せ書き?カードを配って色紙やアルバムに貼る?
・メッセージアルバムをウェブで頼んでそこに寄せ書きをする?
・写真の収集について
・アルバム予算

祝賀会
・日程
・会場
・食事コース
・予算
・どこまで出席可能?
(両親ともOK?選手1名につき親は1名まで? 子供のみの参加はOK?)

幹事のお悩み① トークで投げかけても返信が来ない

取り決めごとのリストアップはばっちりできたので、みんなと詳細をつめて行きたい。
いざ、グループトークやノートで呼びかけしてみたものの、なかなか返信がもらえない・・・

幹事の気持ち
「みんな昼間は仕事してるし、夜は家事があるしなかなか返信しにくいのかも…せかすのも悪いなあ…」
「こうします!って言っちゃえば良いのかもしれないけど、それはちょっと…みんなの意見も聞いてみたいな・・・」

グループメンバーの気持ち
「思っていることがあってもグループでは発言しにくいなあ…」
「文章打つの苦手なのよね・・・角が立っても嫌だなあ・・・」
「協力したいけど、仕事が忙しくて考えがまとまらない・・・」

上記のようなことは、結構あることではないでしょうか?

「これはどうしますか?」という風に、相手に「丸投げ」の形で質問してしまうと「答えにくい」と感じさせてしまうようです。

そこでご提案。幹事側であらかじめ選択肢を用意してみる方法はいかがでしょうか。

LINEの投票機能でアンケートを作成

LINEの投票機能を上手に活用してアンケートを作成してみましょう。

決めたいことを項目に入力していくだけ。
簡単に投票できて、結果も全員が確認できるのでグループの意向を可視化することができます。

匿名投票複数回答の設定も出来るうえ、質問事項が増えた場合に追加出来る機能もあるので便利です。

投票機能でアンケートを作成する
①グループLINE画面で赤で囲った+マークをタップ

赤で囲った投票をタップ

③青で囲ってある部分に表題、選択肢をそれぞれ入力していく。
※選択肢の欄は初期画面では2つしか表示されませんが、入力すると一行ずつ増えて行きます。

④終了日時を設定するをタップすると締め切りが設定できます。
⑤匿名投票や複数選択可能の設定、後から選択肢を増やす設定もできます。
⑥完了をタップするとグループLINEにアンケートがシェアされます。
項目にタップして投票するだけの手軽さです。

詳しい投票の作り方はLINEの使い方 投票機能の使い方を参照ください。

幹事のお悩み② 記念品が決め切れない

誰に贈る?

まず、誰に贈るのか?ということが検討事項になります。

・卒団生一人ひとりに記念品を贈る
・お世話になったコーチに花束やプレゼント
・後輩たちが使えるようにクラブに備品を寄贈

上記のようなケースがあげられ、「これらのうち、どこまでするか?」ということが検討事項になることもあります。

予算はいくら?

商品を決める上で重要なポイントが予算です。
最初に決めることで商品の絞り込みがスムーズです。

卒団生に、コーチに、というように複数購入する場合、一家庭いくらまでという考え方をする必要も出てきそうです。

高校など、予算の出所が 部費/保護者会費/集金 と分かれるところもありますので、この出費はどこから出るもの、という確認が必要な場合もあります。

どんなものを選んでる?

卒団記念品、チームが選手に用意するというケースも多いかもしれませんが、保護者が準備するということもありそうですね。
予算が決まれば、商品が絞れそうです。記念品として良さそうなものをリストアップしてみました。

卒団生やコーチに

・スポーツタオル(ネーム刺繍入り)
予算はネーム刺繍無しで1,500円〜2500円くらい。ネーム刺繍入りで2000円〜3000円くらい。

・フォトフレーム(写真入り)
100円均一の利用から、チーム名が入ったものをオーダーするケースまで幅があります。

・背番号入りユニフォーム型キーホルダー
1000円くらいからあるようです。
自分たちでデザインする場合と、ユニフォームの写真を送ればデザインしてくれるところがあります。

・ユニフォームを着たクマのぬいぐるみ
1500円〜2000円くらいからあるようですが、サイズと個数によって値段が変わることも。

・シューズ入れ
巾着やマジックテープタイプのものは500円前後からあり、ブランドもので800円〜1000円くらいのようです。
ジッパータイプのものはデザインやブランドによりますが、1000円〜3000円くらいでしょうか。

・リュック
4000円台からありますが、ブランドによっては高価になることも。

チームへの寄贈品

・ベンチ
試合や遠征で使える折りたたみのもの。サイズや折りたたみ方
によって、値段も1500円前後から4000円前後と変わってきます。

・マーカー
枚数や収納方法により値段は変わってきますが2000円前後で手に入るものが多そうです。

・ビブス
メーカー、枚数によりますが4000円〜5000円前後のようです。

・ラダー
1000円前後から。材質や重さ、収納方法も確認すると良さそうです。

候補が決まったら、いよいよみんなに決めてもらいましょう。

記念品もLINE投票を活用  画像UPで選びやすく

記念品を選ぶ段階になったときにもLINE投票が本領発揮。

グループである程度相談して候補を決めたらネットショップのページをスクショして投票でUPしてしまえば簡単です。

投票を作成する
①テキストを選んで内容を入力
②青でかこった部分に選択肢を入力、赤で囲ったところをタップして商品を入れます。
※選択肢の欄は初期画面では2つしか表示されませんが、入力すると一行ずつ増えて行きます。


③終了日時を設定するをタップすると締め切りが設定できます。
④匿名投票や複数選択可能の設定も可能、後から選択肢を増やす設定もできます。
⑤完了をタップすれば、作成した投票がグループLINEにシェアされます。
⑥投票画面に入り、項目をタップして投票します。

詳しい投票の作り方はLINEの使い方 投票機能の使い方を参照ください。

幹事のお悩み③ 写真集めとプリントが大変すぎる

ウェブサイトを活用しよう!

今までの試合をパパママカメラマンが撮影してくれていて、かっこいい写真が沢山!
卒団の時に選手にプレゼントしたいなあ。
でも、写真集めも大変だし、プリントにもお金がかかる…どうしたらいいかなあ?

そんな時、頼りになるウェブサイトがあります。

「しまうまプリント」のフォトブック
A5サイズのアルバム24ページが298円〜作れます。
製作はテンプレートに沿ってHP上で画像をUPするだけという手軽さです。
最後の数ページを空白にして寄せ書きするという活用法もあります。

しまうまプリントHP
https://www.n-pri.jp/

「カメラのキタムラ」のワンダーシャッフルプリント

何枚もの写真を一枚にプリント出来てそれをフォトフレームに入れてプレゼントするのも喜ばれそうですね。

カメラのキタムラ ワンダーシャッフルプリント
http://www.kitamura-print.com/wonder_shuffle/

写真収集はどうしてる?

頼りになるのはやっぱりLINE。
グループにアルバムを作って、今まで撮ったものの中からグループのメンバーにどんどん追加してもらいましょう。

ポイントは一人でも多くの保護者に写真を追加してもらうこと。
目が変わるだけで思わぬ良い写真が見つかり、ジーンと来る場面に出会えます。

過去にシェアされた写真からだけでなく、コーチが取ってブログにUPした写真や、オフショット的な写真から追加してくれる方もいて、とても楽しめると思います。

メッセージを付けよう!

写真を贈る時、メッセージを添えると思い出が際立ちます。
寄せ書きや、一枚一枚カードを配って色紙やアルバムに張り付ける方法があります。

後編では卒団祝賀会の日程調整、進行時の取り決めごとについてお送りします。
是非チェックしてみてください。
【卒団式・初めての幹事 後編】LINEで日程調整一発解決!取りまとめマニュアル

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LINEの使い方

寄稿者プロフィール

JUNIOR SOCCER NEWSテクニカルマイスターWriterCrane
滋賀県在住ライターのCraneと申します。
2021年8月にライター歴4年目に突入、サッカー娘の母歴は丸11年になりました。

どんな試合でも、その一戦を迎えるまでにどれほどの努力があったのか。そしてそこに、どれほどの方の支えがあったのか。

頑張っている選手達、それを支える保護者、指導者の皆様が持つ数多のドラマに想像を張り巡らせてはリスペクトが泉のように湧き上がる日々。
涙腺も年々緩くなり、留まることを知りません。

このところ、8チームから12チームくらいの規模の大会も戻ってきているのではないでしょうか。
大会結果画像、弾けるような笑顔のお写真、選手達のご活躍の様子をぜひお寄せ下さい。いつでもお待ちしています!

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